Inleiding tot projectmanagement

30' introductie: (Trainer) - (ondersteuning: dia's & video & web)

Beschrijving van de activiteit

→  Wat is projectmanagement

Projectmanagement is het proces waarbij het werk van een team wordt geleid om alle projectdoelen binnen de gegeven beperkingen te bereiken. Deze informatie wordt meestal beschreven in projectdocumentatie, gemaakt aan het begin van het ontwikkelingsproces. De primaire beperkingen zijn scope, tijd, budget. De secundaire uitdaging is om de toewijzing van de benodigde inputs te optimaliseren en deze toe te passen om vooraf gedefinieerde doelstellingen te bereiken.

Projectmanagement is dan het gebruik van specifieke kennis, vaardigheden, tools en technieken om iets van waarde aan mensen te leveren. De ontwikkeling van software voor een verbeterd bedrijfsproces, de bouw van een gebouw, de hulpverlening na een natuurramp, de uitbreiding van de verkoop naar een nieuwe geografische markt, het zijn allemaal voorbeelden van projecten.

Alle projecten zijn een tijdelijke inspanning om waarde te creëren door middel van een uniek product, dienst of resultaat. Alle projecten hebben een begin en een eind. Ze hebben een team, een budget, een planning en een reeks verwachtingen waaraan het team moet voldoen. Elk project is uniek en verschilt van routinematige activiteiten - de doorlopende activiteiten van een organisatie - omdat projecten tot een einde komen zodra het doel is bereikt.

Nadat hij het concept van projectmanagement heeft geïntroduceerd, vraagt ​​de trainer de deelnemers wat hun ervaring met PM is en of ze zich een activiteit kunnen voorstellen die ze hebben uitgevoerd en die als een project zou kunnen worden opgevat (bijv. organisatie van een diner, planning van een gezinsuitje , enz.) Hoe kan die activiteit op een duurzamere manier worden gepland en uitgevoerd (bv. groene vervoermiddelen nemen, natuurlijk en biologisch voedsel bestellen enz.)?

45' duur: (Trainer) - (ondersteuning: dia's & video & web)

→  De belangrijkste onderdelen van projectmanagement

Projectmanagement omvat het plannen, controleren en voltooien van het werk van een team om specifieke doelen in een bepaalde tijd te bereiken. Projecten effectief en consistent beheren is een van de belangrijkste functies voor iedereen. Om een ​​goede projectmanager te zijn, is het belangrijk om deze dingen goed te doen. Laten we beginnen met de beperkingen van het werk dat moet worden voltooid voor het project. Dit zal helpen bij het bepalen van de mensen of het team die betrokken moeten worden. De beperkingen van een project omvatten doelen, tijd en budget.

Projectdoelen

Het eerste dat u moet vaststellen, zijn de doelen van het project. Stel uzelf de vraag: "Wat zijn de gewenste resultaten die ik wil bereiken met het voltooien van dit project?" Het kan heel nuttig zijn om het SMART Goals-raamwerk te gebruiken om uw doelen te stellen. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdig. De doelstellingen van uw project helpen u bij het bepalen van de kwaliteitsnormen van het voltooide werk.

Project tijdlijn

Zodra u de doelen van het project kent, is de volgende stap het bepalen van de tijd die nodig is om het werk te voltooien dat nodig is om het doel te bereiken. Vaker wel dan niet, om een ​​doel te realiseren, moet het project binnen een bepaalde tijd worden voltooid. Als u een webinar organiseert om een ​​product of dienst op de markt te brengen, kunt u maar beter geloven dat de tijdlijn voor het voltooien van het webinar niet verder mag lopen dan de datum van het webinar. Bovendien, hoe groter het doel, hoe meer werk er moet worden gedaan. Als dit het geval is, is het handig om mijlpalen of microdoelen te identificeren die onderweg moeten worden bereikt.

Project budget

Er zijn maar weinig dingen die niet kunnen worden voltooid met een klein budget, zolang het eindresultaat je niet interesseert en je oneindig veel tijd hebt. Als u bijvoorbeeld uw website in korte tijd opnieuw moet ontwerpen met een klein budget, zult u niet tevreden zijn met het eindresultaat. Zoals we allemaal weten, als het om goed, snel en goedkoop gaat, kun je er maar twee kiezen.

Projectomvang

Nu u uw doelen, tijdlijn en budget heeft, kunt u de reikwijdte of specificaties voor het werk voltooien. Het moet een lijst bevatten van alle taken, deliverables, deadlines en middelen die nodig zijn om je doel te bereiken. Het beheren van uw scope en begrijpen welke deliverables binnen en buiten de toegewezen scope van het project vallen, is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat het werk op tijd en volgens de vereiste specificaties wordt voltooid.

Nu je je werkbeperkingen hebt geïdentificeerd, is het tijd om een ​​team samen te stellen. Met het risico het voor de hand liggende te zeggen, uw team zal de verzameling individuen zijn die het werk in het project leveren. Uw team moet bestaan ​​uit mensen met de juiste balans tussen toewijding en capaciteiten om uw projectdoelen te bereiken.

Teamvaardighedenset

Het bouwen van een team met de vereiste vaardigheden om het werk op tijd en binnen het budget te leveren, is ongelooflijk belangrijk bij projectmanagement. Aangezien de reikwijdte van het project de deliverables zal bepalen, kan het worden gebruikt als uitgangspunt om te bepalen wat de samenstelling van het team zou moeten zijn in termen van vaardigheden en capaciteiten.

Teammotivatie

U moet de vaardigheden van een teamlid afstemmen op het relatieve belang van de taken waaraan ze voor het project zullen worden toegewezen. Als uw project bijvoorbeeld SEO-werk aan uw blog vereist, maar dit werk niet complex of cruciaal is voor het project, dan wilt u dit werk waarschijnlijk niet toewijzen aan uw beste SEO-specialist. Met andere woorden, het werk dat uw teamleden doen, moet aansluiten bij hun doelen.

Teamchemie

Een team dat bestaat uit zeer gemotiveerde en zeer bekwame leden kan nog steeds mislukken als ze niet goed samenwerken. Er zijn twee manieren waarop u een team met veel chemie kunt bouwen, onder meer eerdere ervaring met samenwerken en compatibele persoonlijkheidstypes. Hiervoor worden vaak de Myers-Briggs Type Indicator en DISC-profiel persoonlijkheidsbeoordelingen gebruikt.

Leiderschap

Ten slotte moeten er bekwame leiders zijn die verantwoordelijk worden gehouden om ervoor te zorgen dat het project tot een goed einde wordt gebracht. Deze personen moeten het team kunnen inspireren, effectief kunnen communiceren, verantwoordelijkheden kunnen delegeren en problemen met scope creep kunnen oplossen.

Nu u de kritieke componenten van projectmanagement kent, is het tijd om ze toe te passen op uw strategie voor het genereren van ideeën. Op basis van de ideeën die in de vorige sessie zijn geïdentificeerd (bijv. organisatie van een diner, planning van een familie-uitstapje, enz.), vraagt ​​de trainer de deelnemers om de manier waarop die activiteiten werden uitgevoerd te heroverwegen, rekening houdend met de componenten die in deze sessie zijn geïdentificeerd: Hoe die activiteit zou op een efficiëntere manier kunnen worden gepland en uitgevoerd (was er bijvoorbeeld een tijds- en/of budgetbeperking; zou de steun van vrienden of familieleden nuttig kunnen zijn bij het uitvoeren van die activiteiten)?