Introduzione al team di progetto

15' di introduzione: (formatore) - (supporto: diapositive & video & web)

Descrizione dell'attività

→ Attività Ice-breaking: Identificare i propri punti di forza (15 minuti)

L'insegnante farà l'introduzione del modulo  chiedendo ai partecipanti di identificare quali sono i loro punti di forza (ad es. capacità organizzative, capacità di comunicazione, ecc.), gli interessi (ad es. finanziari, di comunicazione, ambientali, ecc.) e il loro profilo. I partecipanti sono poi invitati a lavorare in piccoli gruppi e a cercare di individuare come condividere le responsabilità. Il brainstorming iniziale informerà le sessioni successive.

45' di durata: (Formatore) - (supporto: diapositive & video & web)

→ Il team di progetto

Un team di progetto è un gruppo di persone che lavorano insieme in collaborazione o cooperazione per un obiettivo comune. Affinché i team siano efficaci, è importante che i membri del team siano considerati come individui in termini di capacità, preferenze, norme e aspettative culturali e dinamiche sociali tra i membri del team. I team sono sempre più internazionali, con individui che apportano competenze e prospettive diverse e possono essere dislocati in paesi e continenti diversi. Le culture nazionali influenzano i comportamenti nel lavoro a progetto. Il professionista del progetto ha l'opportunità di migliorare i risultati sfruttando la diversità e l'inclusione delle persone disponibili.

→ I ruoli dei team

Un'adeguata organizzazione del team di progetto è uno dei fattori chiave per il successo del progetto. Se il progetto non ha un team produttivo e ben organizzato, c'è una maggiore probabilità che il progetto fallisca fin dall'inizio, perché inizialmente il team non è in grado di svolgere il progetto nel modo giusto. Senza una corretta organizzazione del lavoro di squadra, le persone che lo compongono non riusciranno a svolgere una serie di ruoli specifici e a portare avanti una serie di responsabilità di gruppo/individuali. Pertanto, quando si pianifica un nuovo progetto, bisogna innanzitutto occuparsi della migliore organizzazione del team di progetto attraverso attività di team building.

Ogni team, indipendentemente dal tipo, dalle dimensioni e dalla natura del progetto, ha tre ruoli (definiti "convenzionali").

I ruoli sono:

• Project manager: il team leader è una persona che fornisce leadership e guida al team e si assume la responsabilità dei risultati del lavoro di squadra.

  
  

• Membro: un membro del team di progetto è una persona che è effettivamente coinvolta nello svolgimento dei compiti assegnati. I membri del team accedono direttamente al progetto e ne sviluppano attivamente i processi.

  
  

• Collaboratore: il collaboratore di un team di progetto è una persona o un'organizzazione che partecipa al lavoro di squadra, ma non è effettivamente coinvolto nello svolgimento dei compiti e nell'esecuzione delle responsabilità del team di progetto. I collaboratori contribuiscono a migliorare il progetto fornendo suggerimenti apprezzati, giudizio esperto e consulenza. Non sono responsabili dei risultati del progetto. Spesso i collaboratori del team di progetto hanno un interesse o una preoccupazione per il progetto, quindi facilitano il completamento del progetto.

  
  

Per quanto riguarda la metodologia OUTSIDE, abbiamo definito 4 ruoli di base che ogni progetto sostenibile OUTSIDE dovrebbe avere:

• Project manager: la persona responsabile del coordinamento del team, del monitoraggio dell'implementazione e della tempistica, della facilitazione del flusso di lavoro all'interno del team, dell'armonizzazione del processo decisionale.
• Responsabile finanziario: la persona incaricata di gestire la progettazione del budget, monitorare le spese e riferirle al team.
• Responsabile della comunicazione: la persona incaricata della comunicazione con gli stakeholder interni ed esterni e responsabile di trasmettere il valore ambientale del progetto al pubblico.
• Specialista di marketing: il membro incaricato di definire gli strumenti, i canali e le strategie di marketing per promuovere il progetto presso il pubblico.

I compiti principali per la creazione di un organigramma del team di progetto:

• Fate un elenco del team di progetto. Per prima cosa dovete elencare tutte le persone (e i loro nomi) che dovrebbero far parte del team di progetto. Potete farlo dopo aver terminato i colloqui con i candidati al team.
• Assegnare i ruoli di base. Ora dovete pensare a quali individui ricopriranno quali ruoli. Utilizzate i risultati dei colloqui per iniziare con i leader, quindi elencate i membri e i collaboratori.
• Identificare i ruoli aggiuntivi. Analizzate il vostro progetto e definite se avete bisogno di ruoli specifici (es. specialista IT).
• Riunire l'intero team.  Ovvero, costituire formalmente il team.
• Identificare le parti interessate. Se il team è stato costituito, ora è necessario identificare le parti interessate o le persone/organizzazioni che hanno un interesse diretto nel progetto o ne sono influenzate. Si tratta dello sponsor e del cliente. Si noti che, sebbene le parti interessate non rappresentino i partecipanti al team, vengono aggiunte al piano organizzativo del team di progetto in quanto influenzano le decisioni del team.
• Costruire il grafico. Infine, utilizzate tutti i dati per creare il diagramma e visualizzare le relazioni tra il team e gli stakeholder. Le relazioni mostreranno il meccanismo di supervisione che viene utilizzato per guidare il lavoro del team.

Dopo aver introdotto il concetto di team di progetto e di ruoli, il formatore chiede ai team di iniziare un brainstorming sulla condivisione delle responsabilità. In che misura i ruoli del progetto identificati corrispondono ai punti di forza e agli interessi introdotti durante l'attività di ice-breaking?