Introduzione alla gestione dei progetti

30' di introduzione: (formatore) - (supporto: diapositive & video & web)

Descrizione dell'attività

→ Cosa è il project management?

Il project management  rappresenta il percorso guida che intraprende un team per raggiungere tutti gli obiettivi di un progetto entro i vincoli stabiliti. Queste informazioni sono solitamente descritte nella documentazione del progetto, creata all'inizio del processo di sviluppo. I vincoli principali sono l'ambito, il tempo e il budget. La sfida secondaria è ottimizzare l'allocazione degli input necessari e applicarli per raggiungere gli obiettivi predefiniti.

La gestione di un progetto consiste quindi nell'utilizzo di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche specifiche per fornire qualcosa di valore alle persone. Lo sviluppo di un software per migliorare un processo aziendale, la costruzione di un edificio, i soccorsi dopo una catastrofe naturale, l'espansione delle vendite in un nuovo mercato geografico sono tutti esempi di progetti.

Tutti i progetti hanno un inizio e una fine. Richiedono un team, un budget, un calendario e una serie di aspettative che il team deve soddisfare. Ogni progetto è unico e si differenzia dalle operazioni di routine - le attività correnti di un'organizzazione - perché i progetti si concludono una volta raggiunto l'obiettivo.

Dopo aver introdotto il concetto di project management, il formatore chiede ai partecipanti quale sia la loro esperienza in materia di PM e se possono immaginare un'attività che hanno svolto e che potrebbe essere concepita come un progetto (ad esempio, l'organizzazione di una cena, la pianificazione di un viaggio con la famiglia, ecc.)

Durata 45': (Formatore) - (supporto: diapositive & video & web)

→ I principali componenti del project management

La gestione dei progetti prevede la pianificazione, il controllo e il completamento del lavoro di un team per raggiungere obiettivi specifici in un tempo determinato. Gestire i progetti in modo efficace e coerente è una delle funzioni più importanti per chiunque. Per essere un ottimo project manager, è importante che questi aspetti siano corretti. Iniziamo con i vincoli del lavoro che deve essere completato per il progetto. Questo aiuterà a determinare le persone o il team da coinvolgere. I vincoli di un progetto includono obiettivi, tempo e budget.

Obiettivi del progetto

La prima cosa da stabilire sono gli obiettivi del progetto. Chiedetevi: "Quali sono i risultati desiderati che voglio ottenere dal completamento di questo progetto?". Può essere molto utile utilizzare il quadro degli obiettivi SMART per stabilire i vostri obiettivi. SMART sta per Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Basati sul tempo . Gli obiettivi del progetto vi aiuteranno a determinare gli standard di qualità del lavoro completato.

Timeline del progetto

Una volta stabiliti gli obiettivi del progetto, il passo successivo è quello di determinare il tempo necessario per completare il lavoro richiesto per raggiungere l'obiettivo. Il più delle volte, per realizzare un obiettivo, il progetto dovrà essere completato entro un certo lasso di tempo. Se state organizzando un webinar per commercializzare un prodotto o un servizio, è meglio credere che la tempistica per il completamento del webinar non debba andare oltre la data del webinar. Inoltre, più grande è l'obiettivo, maggiore sarà il lavoro da intraprendere. In questo caso, sarà utile identificare le tappe o i micro-obiettivi da raggiungere lungo il percorso.

Budget del progetto

Sono davvero poche le cose che non possono essere completate con un budget ridotto, a patto che non vi interessi il risultato finale e che abbiate una quantità di tempo infinita. Ad esempio, se avete bisogno di riprogettare il vostro sito web in poco tempo e con un budget limitato, non sarete soddisfatti del risultato finale. Come tutti sappiamo, quando si parla di buono, veloce ed economico, se ne possono scegliere solo due.

Scopo del progetto

Ora che conoscete gli obiettivi, la tempistica e il budget, potete completare l'ambito o le specifiche del lavoro. Dovrebbe includere un elenco di tutti i compiti, le consegne, le scadenze e le risorse necessarie per raggiungere l'obiettivo. Gestire l'ambito e capire quali deliverable rientrano o meno nell'ambito assegnato al progetto è fondamentale per garantire che il lavoro venga completato in tempo e secondo le specifiche richieste.

Competenze del team

Costruire un team con le competenze necessarie per consegnare il lavoro nei tempi e nei costi previsti è incredibilmente importante nella gestione dei progetti. Poiché l'ambito del progetto definirà i risultati da ottenere, può essere utilizzato come punto di partenza per determinare la composizione del team in termini di competenze e capacità

Motivazione del team

Dovete allineare le competenze di un membro del team con l'importanza relativa dei compiti che gli verranno assegnati per il progetto. Ad esempio, se il vostro progetto richiede un lavoro SEO sul vostro blog, ma questo lavoro non è né complesso né critico per il progetto, probabilmente non vorrete assegnarlo al vostro migliore specialista SEO. In altre parole, il lavoro svolto dai membri del team deve essere in linea con i loro obiettivi.

Chimica di squadra

Un team composto da membri altamente motivati e altamente qualificati può comunque fallire se non lavora bene insieme. Due modi per costruire un team con un'ottima intesa sono le precedenti esperienze di lavoro insieme e i tipi di personalità compatibili. A questo scopo vengono comunemente utilizzate le valutazioni della personalità dell'indicatore di tipo Myers-Briggs e del profilo DISC.

La leadership

Infine, è necessario che ci siano dei leader capaci che siano ritenuti responsabili di garantire il completamento del progetto. Queste persone devono essere in grado di ispirare il team, comunicare in modo efficace, delegare le responsabilità e risolvere i problemi legati allo scope creep.

Ora che conoscete le componenti critiche della gestione dei progetti, è il momento di iniziare ad applicarle alla vostra strategia di creazione di idee. Sulla base delle idee identificate nella sessione precedente (ad esempio, l'organizzazione di una cena, la pianificazione di un viaggio in famiglia, ecc.), il formatore chiede ai partecipanti di ripensare al modo in cui tali attività sono state svolte considerando le componenti identificate in questa sessione: In che modo quell'attività potrebbe essere pianificata e svolta in modo più efficiente (es. c'erano vincoli di tempo e/o di budget; il supporto di amici o parenti potrebbe essere utile per svolgere quelle attività)?