La pianificazione finanziaria

→ Financial planning – the project budget

Un budget è un piano finanziario riferito a un periodo definito, spesso un anno. Può anche includere volumi di vendita e ricavi previsti, quantità di risorse, costi e spese, attività, passività e flussi di cassa. Aziende, governi, famiglie e altre organizzazioni lo usano per esprimere piani strategici di attività o di eventi  Un bilancio è la somma delle finanze stanziate per un determinato scopo e il riepilogo delle spese previste insieme alle proposte su come farvi fronte. Può includere un'eccedenza di bilancio, che fornisce denaro da utilizzare in un momento futuro, o un deficit, in cui le spese superano le entrate.

Il budget di progetto è il totale dei costi previsti per il completamento di un progetto in un periodo definito. Viene utilizzato per stimare i costi del progetto per ciascuna fase. Il budget di progetto comprende elementi come il costo della manodopera, i costi di approvvigionamento dei materiali e i costi operativi. Ma non è un documento statico. Il budget di progetto sarà rivisto e aggiornato nel corso del progetto.

La chiave per creare un budget di progetto è rendere tutte le voci di spesa facilmente tracciabili. Se si riesce ad applicare un processo semplice alle spese del progetto, si può monitorare la spesa per un progetto in modo accurato e tempestivo. Il primo passo per la creazione di un budget è l'identificazione delle spese. È necessario elencare tutto ciò che è necessario per portare a termine un progetto. Questo include i salari per la manodopera, le attrezzature, i materiali e altro ancora.

Per prima cosa, esaminate attentamente il vostro piano di progetto e identificate le spese da soli. In seguito, i membri del vostro team potrebbero aiutarvi a riconoscere alcune spese che non avete riconosciuto subito, quindi chiedete loro di esaminare l'elenco delle spese quando create il budget. È assolutamente necessario elencare tutte le spese. Più ne individuate, meno sarete sorpresi da spese impreviste nel corso del progetto.

Qui di seguito trovate una breve lista di controllo:

1. identificare le spese

2. stimare i costi

3. aggiungere gli extra (riserva, costi di contingenza, ecc.)

Utilizzando il modello 7c, il formatore chiede ai team di identificare le spese e stimare il budget. Cosa potete fare se le spese stimate superano il budget disponibile?